Une introduction à l’agilité

Nous évoluons dans un monde complexe, dans lequel les choses bougent en permanence.

Pour pouvoir s’adapter à ces changements, il est important de responsabiliser les collaborateurs, afin d’obtenir leur adhésion et leur engagement.

Cette responsabilisation doit s’accompagner d’une sécurisation en autorisant le droit à l’erreur, pour que les collaborateurs se sentent autorisés à prendre des initiatives et à s’impliquer. La mise en place de ce droit à l’erreur doit être accompagné d’une amélioration continue qui permet d’adapter le tir au fur et à mesure de l’avancement, pour que les conséquences des erreurs ne soient pas trop brutales ou définitives. Il est donc important de travailler sur un petit périmètre et de manière itérative, pour pouvoir aboutir à des choses finies, livrables, et qui apportent de la valeur afin d’impliquer / embarquer le client au plus tôt.

L’amélioration continue par la rétrospective

En agilité, la rétrospective est le « cérémonial » permettant de mettre en place l’amélioration continue. C’est une réunion impliquant toutes les parties prenantes, qui a lieu régulièrement à la fin de chaque itération (une itération est une courte période de temps, d’une durée fixe (de 1 à 4 semaines), qui se répète régulièrement). La rétrospective permet de faire un bilan de la période écoulée pour en tirer des axes et actions d’amélioration pour la période suivante.

Elle permet à chacun de prendre part aux discussions et aux choix et favorise ainsi l’engagement des acteurs dans la mise en place des actions d’amélioration.

Même si elle a vocation a être répétée régulièrement, son format peut tout à fait être utilisé dans d’autres contextes car il est également adapté pour faire un retour d’expérience d’une situation particulière, dresser un bilan d’un projet, … mais toujours dans le but d’en tirer des enseignements pour l’avenir.

C’est une démarche structurée en 5 étapes inspirée du processus de créativité, que je vous détaille ci-dessous :

1. Introduction

Cette phase permet de définir le cadre, de repositionner le contexte et d’énoncer clairement les objectifs de la réunion. Elle est aussi l’occasion de s’assurer que l’environnement est propice à l’expression et de donner la parole à chacun des participants afin de les impliquer dans la réunion (inclusion).

2. Récolter les données

Cette phase va permettre à chacun de s’exprimer sur ce qu’il s’est passé au cours de la période évoquée. C’est une récolte à la fois de faits et de sentiments.

• Les faits peuvent être positifs, négatifs, neutres et doivent rester des faits (et non des interprétations ou des jugements). Exprimer ce qui a bien marché, ce qui a été positif, est trop souvent oublié au cours des rétrospectives où l’on a tendance à se focaliser uniquement sur le négatif pour l’améliorer. La Psychologie Positive et tout particulièrement l’Appreciative Inquiry sont cependant là pour nous rappeler que se focaliser sur le positif peut aussi avoir du bon !
• Les participants peuvent également être invités à exprimer leur ressenti et leurs émotions. Si tel est le cas, il est alors primordial de recueillir leur parole sans jugement ni interruption, de laisser parler sans interpréter.

Pour favoriser l’expression de tous, il est intéressant dans cette phase de proposer une réflexion individuelle (avec recueil sur des post-it par exemple) suivie d’un partage collectif. Cela permet aux plus fortes têtes de ne pas monopoliser la parole (et l’attention) et aux plus réservés et en retrait d’exprimer tout de même leur avis et de s’impliquer dans la réunion.

Quelques points de vigilance

L’objectif de cette phase est donc bien de faire un état des lieux de la situation, factuel, sans chercher à « comprendre » ce qu’il s’est passé. Les données récoltées lors de cette phase serviront à construire et à alimenter les réflexions pour les phases suivantes.

Trier et prioriser

Si les participants sont bien impliqués dans la réunion (ce qui est souhaitable), vous risquez alors de vous retrouver avec une quantité non négligeable de données dans lesquelles les participants (et vous-même) risquez de vous noyer. Il est alors primordial à la fin de cette phase de recouper les informations récoltées et de les regrouper afin d’établir de grands « sujets » à traiter par la suite. Faites appel à votre esprit de synthèse et faites participer les personnes présentes pour faire cette synthèse. Si malgré ce travail, il se dégage plus de sujets que vous ne serez capable d’en traiter par la suite, portez-les au vote des participants : qu’est-ce qui leur semble le plus important à discuter aujourd’hui ? Sur quoi veulent-ils travailler en priorité ?

3. Stimuler les idées

Nous voilà dans l’étape créative de la rétrospective. C’est la phase de divergence du processus de créativité. Il s’agit donc maintenant de stimuler l’imagination de chacun pour apporter des solutions aux sujets sélectionnés. Toutes les idées exposées par les participants doivent être acceptées au cours de cette phase. Faites marcher l’intelligence collective : les idées des uns vont donner des idées aux autres, qui rebondiront sur ce que les uns et les autres diront. Notez toutes les idées, et veillez à ce qu’il n’y ait pas de censure (ni d’auto-censure d’ailleurs).

Là encore, pour impliquer le plus grand nombre, il est conseillé de prévoir une phase de réflexion individuelle, ou en binôme, ou en petit groupe, à vous de voir en fonction des profils des participants.

4. Décider quoi faire

Cette phase va vous permettre de revenir à la réalité et de passer à l’implémentation concrète des axes d’amélioration qui auront été identifiés lors de la phase précédente. C’est la phase de convergence du processus de créativité. Décidez collectivement de ce que vous souhaitez mettre en place et faites-le ! Concrètement ! C’est à dire, avec un plan d’actions précis, qui explique quoi faire et comment le faire : nommez des responsables d’action, prévoyez des étapes, planifiez des réunions pour suivre l’avancement du plan d’actions. Et veillez à ce que chacun s’implique et se sente investi et engagé.

5. Conclusion

Cette phase est l’occasion de clôturer la réunion, en remerciant les participants pour leur investissement et en laissant à nouveau chacun s’exprimer, comme lors de l’introduction, pour qu’il n’y ait aucun non-dit résiduel.

Quelques conseils supplémentaires

Pour en savoir plus, je vous conseille la lecture du livre « Agile Retrospectives – Making Good Teams Great » de Esther Derby et Diana Larsen qui fourmille de conseils et d’idées d’activités pour chacune des phases détaillées dans cet article.

Pensez à timeboxer chaque phase (prévoir un temps et s’y tenir) pour éviter les dérives.

Veillez à l’intégration de tous les participants, à la bonne circulation de la parole et au respect entre les individus. N’hésitez pas à reposer le cadre à chaque fois que nécessaire.